Sumber Daya Manusia dan Teknologi Informasi

Majalah Business Week Edisi Bahasa Indonesia tanggal 2-9 Juli 2008 mengangkat tulisan berjudul “Bapak dan Ibu Mohon Konsentrasi!” yang menceritakan upaya menciptakan perangkat yang mampu membantu karyawan lebih fokus pada pekerjaan. Perangkat lunak jejaring sosial serta teknologi komunikasi yang dimaksud diharapkan mampu meminimalisasi terjadinya hilang konsentrasi dan menggiring para karyawan kembali ke tugas yang tengah mereka kerjakan.

Upaya di atas bukan hal yang berlebihan jika kita menyimak hasil penelitian Basex, perusahaan riset yang bermarkas di New York, yaitu bahwa gangguan konsentrasi yang terus menerus telah menghabiskan 28% waktu yang dimiliki rata-rata karyawan Amerika Serikat dalam sehari – termasuk waktu pemulihan – dan menyedot produktifitas senilai $650 miliar per tahun. Gangguan konsentrasi tersebut antara lain berwujud aktifitas menjawab telepon, memeriksa email, menjawab pesan instan, mengeklik YouTube, atau mengirimkan sesuatu yang lucu di Facebook. Hampir setiap tiga menit, para penghuni ruang kerja mengesampingkan apa yang tengah mereka kerjakan dan mulai melakukan sesuatu yang lain, apapun itu.

Jika pendekatan pada artikel tersebut di atas lebih kepada upaya mengelola banjir data/informasi, maka ada pendekatan lain yang lebih tradisional dan sederhana yang bisa dilakukan. Upaya meningkatkan produktifitas karyawan dengan meminimalkan hilangnya konsentrasi pekerjaan bisa dilakukan dengan mengoptimalkan fungsi supervisi.

Sayangnya, lagi-lagi hasil survey menunjukkan hal yang kurang menggembirakan. Salahsatunya adalah hasil survey yang dilakukan oleh Chartered Management Institute (CMI) di Inggris yang pernah saya kutip dalam artikel saya berjudul “Manajer Tidak Bekerja Sendiri”. Survei tersebut melaporkan hasil yang mengkhawatirkan, bahwa hanya separo manajer yang memiliki waktu untuk berbicara dan memotivasi anak buahnya secara rutin.

Beberapa waktu yang lalu, saya pernah membuat survey kecil-kecilan dengan bertanya ke beberapa rekan yang pada waktu itu mengemban fungsi supervisi. Pertanyaan pertama adalah “apa saja yang dikerjakan oleh mas/mbak X hari ini ?”. Pertanyaan kedua adalah “jika jumlah jam kerja hari ini adalah 8 jam, berapa jamkah dari 8 jam tersebut yang benar-benar dilaksanakan untuk bekerja (mengerjakan poin-poin no 1)? sekitar 1 jam, 2 jam, 3 jam, 7 jam, atau … ?”. Hasilnya, kurang lebih mendekati hasil survey CMI tersebut di atas.

Mungkin ada supervisor yang berpandangan bahwa yang penting target selesai, tidak perlu tahu detail per hari. Saya pribadi memiliki keyakinan bahwa produktifitas berbanding lurus dengan tingkat “keintiman” antara supervisor dan subordinate. Tentunya keintiman dalam arti positif, berkaitan dengan pekerjaan.

Salah satu nasehat dalam buku Reflection for Manager karya Bruce Hyland dan Merle Yost adalah “Jangan Kehilangan Kontak”. Disampaikan dalam buku tersebut, jika sampai kehilangan kontak dengan karyawan, sama pentingnya dengan para pelanggan, berarti anda memasuki daerah merah. Di bagian yang lain disebutkan, berkaitan dengan proses umpan balik, lakukanlah kontak untuk membantu, bukan dengan sikap menunjukkan bahwa mereka jelek atau bahwa anda “memergoki” mereka.

Situs PortalHR (www.portalhr.com), dalam sebuah artikelnya tentang Management by Walking Around, mengungkap beberapa jurus yang salah satunya cukup relevan dengan bahasan tulisan ini, yaitu secara khusus, tanyakan pada setiap karyawan bagaimana kabar dan keadaan mereka, serta apa yang sedang mereka kerjakan.

Sedikit tips ringan untuk menutup tulisan ini adalah pastikan anda mengadakan kontak dengan semua subordinate langsung anda minimal sekali dalam sehari. Mohon hal ini jangan langsung diartikan sebagai pertanyaan-pertanyaan menagih pekerjaan yang penuh tekanan. Pertanyaan ringan seperti bagaimana kabar keluarga saat ini perlu sesekali dilontarkan dengan tetap memonitor pekerjaannya.

Bahan Bacaan

Maggie Jackson. 2008. Bapak dan Ibu Mohon Konsentrasi!. Majalah Business Week Edisi Bahasa Indonesia 2-9 Juli 2008.

-. 2008. Kembali ke Management by Walking Around. PortalHR.com.

http://www.portalhr.com/tips/2id153.html

( diakses: 19 Agustus 2008 )

Bruce Hyland, Merle Yost. 1997. Reflection for Manager (Terjemahan). PT Gramedia Pustaka Utama.